Sindrome del apagafuegos

Y lo que dicho así puede parecer hasta fácil, en la práctica, uno de los problemas principales que enfrentamos es el continuo intento de hacer demasiadas cosas a la vez, con lo que corremos el peligro de bloquearnos y perdernos entre los distintos cometidos o tareas.

Cuando pasamos el día apagando fuegos, es decir, solucionando problemas urgentes, tenemos un problema. No es infrecuente que al final de un duro día de trabajo lleguemos a menudo a la conclusión de que, si bien no hemos parado, con frecuencia se nos ha  quedado lo importante por hacer. El problema del apagafuegos es que sí, está muy ocupado, pero rara vez cumple objetivos. El apagafuegos pasa la mayor parte del tiempo atendiendo urgencias derivadas de temas fuera de control y que impiden dedicarse a nada más.

La clave está en ser capaces de hacer diversas actividades dedicando un tiempo determinado exclusivamente a una sola tarea. Resolviendo, por tanto, siempre sólo una cosa, y de una vez, pero de una forma consecuente y premeditada. La premisa imprescindible es la disciplina de establecer prioridades claras, mantenerlas y llevarlas a cabo.

Establecer prioridades significa decidir qué tareas son las de primer orden, cuáles de segundo, tercero, etc. y cuales hay que dejar pasar.

Al establecer un orden de prioridades en la ejecución de tareas se logra:

• Trabajar sólo en las tareas importantes o necesarias.
• Realizar las tareas según la urgencia de estas.
• Concentrarse cada vez sólo en una tarea.
• Solucionar de una forma más efectiva las tareas en el tiempo prefijado.
• Lograr las metas fijadas de la mejor manera posible según las circunstancias.
• Desligarse de todas aquellas tareas que puedan ser realizadas por otras personas, delegando en ellas su realización.
• Haber resuelto al final de un periodo de planificación, una jornada de trabajo, por ejemplo, al menos las cosas más importantes.
• Mantener y cumplir plazos.
• Evitar conflictos
• Estar más satisfecho con uno mismo y evitar el estrés de la urgencia.

Tener definidas las prioridades supone la existencia de un norte en el trabajo. El uso eficaz del tiempo es cuestión precisamente de brújula y no de responder a todo lo que llega.

El problema es que las tareas en cada jornada por lo regular son muchas y muy diversas. Y que parte de ellas se presentan de forma imprevista y un tanto aleatoria. Establecer la prioridad de cada actividad es la única garantía posible de eficacia.

Con frecuencia, nos sentimos tentados a responder compulsivamente a un imprevisto, abandonando quizá otra actividad más importante que dejamos para más tarde. Ante cada interrupción, ante cada interferencia por imprevistos, debemos preguntarnos automáticamente "¿es esta posible nueva actividad más importante que la prevista?; es decir, ¿cuál de las dos es prioritaria?". La prioridad se convierte así en el factor esencial de decisión ante cada disyuntiva.

Habitualmente las personas reaccionamos ante las urgencias, muchas veces estamos en modo apagafuegos continuo. Sin embargo, la esencia de la efectiva planificación y gestión del trabajo consiste en organizar y ejecutar prioridades de forma reflexiva, planificada y decidida, sin desviar el rumbo por las continuas e inevitables interferencias.