21 hábitos para ejercitar el músculo de la productividad

“Todas las cosas serán producidas en superior cantidad y calidad, y con mayor facilidad, cuando cada hombre trabaje en una sola ocupación, de acuerdo con sus dones naturales, y en el momento adecuado, sin inmiscuirse en nada más.” – Platón

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Nuria Fernández López
martes, 16 de febrero de 2016

La productividad es un músculo en el sentido de que no es una habilidad, sino que es un hábito construido y entrenado, al igual que hacemos con los músculos cuando practicamos una determinada actividad. Para ejercitar el músculo de la productividad, debemos empezar por ser conscientes de que existen en el día muchas oportunidades de práctica. Cuanto más aprovechemos esas oportunidades, más fuerte se hará el hábito.

Aquí van algunas recomendaciones que permiten trabajar en el ejercicio del músculo de la productividad:

1.      Separar lo urgente de lo importante:

Lo efectivo le gana a lo eficiente, este es un principio fundamental de productividad, y aunque puede resultar chocante, es más importante hacer las cosas adecuadas que hacerlas bien.

Stephen Covey resume esto en la archiconocida tabla de urgente/importante:

 

URGENTE

NO URGENTE

IMPORTANTE

Crisis

Prevención

Problemas que exigen resolución inmediata

Planificación

Apagar fuegos

Establecer relaciones

NO IMPORTANTE

Interrupciones

Asuntos triviales

Algunas llamadas

Tareas pequeñas y no esenciales

Algunas reuniones

Gente o tareas que son una pérdida de tiempo

 

De cara a ejercitar nuestra productividad interesa pasar el mayor tiempo posible en el cuadrante  de las cosas importantes pero no urgentes.

2.      Identificar hábitos clave

Charles Duhingg afirma que el éxito no depende de hacer todo bien, sino de identificar unas cuantas acciones clave y convertirlas en palancas poderosas. En otras palabras, se trata de analizar en el conjunto de acciones y tareas que realizamos en el día a día, cuáles son las que tienen un peso específico mayor en los resultados obtenidos para potenciarlas.

3.      Dejar que pasen cosas malas

Tim Ferriss recomienda que para alcanzar metas, de vez en cuando hay que permitir que pasen cosas malas, como no responder a un correo importante mientras estás realizando otra tarea también importante. En muchas ocasiones nuestra productividad se ve mermada porque distribuimos nuestras posibilidades de actuación entre múltiples tareas que situamos al mismo nivel por miedo a  enfrentar las consecuencias de no hacerlas, con lo que acabamos teniendo una actuación mediocre en todas ellas.

4.      Trabajar en el seguimiento

Lo que se mide puede manejarse. Es importante ser conscientes del propio comportamiento para modificarlo. El repaso diario de las tareas realizadas puede arrojarnos mucha luz acerca de hábitos y comportamientos a implementar o eliminar. El seguimiento diario de acciones, tareas y tiempos, permite  identificar qué tareas del día a día han consumido tiempo pero sin embargo apenas aportan  valor.

5.      Empezar con lo pequeño

La fuerza de voluntad es un recurso limitado. Nuestra cantidad de fuerza de voluntad va menguando conforme avanza el día y conforme pasa el tiempo, esta es la razón por la que a veces empezamos una actividad o tarea con mucho entusiasmo que finalmente desaparece y se queda sólo en buenas intenciones. Es importante trabajar en la dosificación, esto nos va a permitir un ajuste gradual de la energía, motivación y tareas a acometer.

6.      Probar distintas técnicas o estrategias

Un ejemplo, la técnica del Pomodoro,  es una técnica de gestión del tiempo que consiste en dividir el tiempo de trabajo en sesiones de 25 minutos llamados pomodoros, con pequeños descansos entre sesiones. Mientras dure la sesión de 25 minutos, no hay que dejar que nada interfiera en nuestro trabajo. Cualquier interrupción debe ser diferida al final de los 25 minutos. Transcurridos los 25 minutos dejamos de hacer lo que estábamos haciendo inmediatamente y nos tomamos un descanso de unos 5 minutos, en los que se pueden gestionar las interrupciones que hayan surgido durante los 25 minutos anteriores. Con esta técnica, el tiempo para hacer cosas se divide en tiempo pomodoro y tiempo no-pomodoro. El tiempo dentro de un pomodoro es el tiempo productivo, en el que realmente se realizan las tareas que aportan valor.  Funciona muy bien para algunas personas.

7.      Pie, rutina y recompensa

Duhigg en su libro, "El poder de los hábitos" expone que los hábitos funcionan en un bucle de tres pasos:

  • Primero hay un pie, que sería aquello que dice a nuestro cerebro que entre en modo automático y le indica qué habito utilizar.
  • Luego está la rutina, que puede ser física, mental o emocional.
  • Por último, está la recompensa, que ayuda a tu cerebro a averiguar si merece la pena recordar este bucle en el futuro.

Para  modificar un hábito, parece ser que la manera más efectiva de hacerlo es conservar el pie y la recompensa y reemplazar la rutina. Esto es más fácil de decir que de hacer. Si estás intentando crear un nuevo hábito positivo, como ir a correr todas las mañanas, necesitas crear pies y recompensas efectivas. El pie podría ser dejar tu ropa de deporte preparada desde la noche anterior, para que sea lo primero que veas al despertarte. Tu recompensa podría ser una buena ducha, un baño en la piscina al volver de tu carrera.

8.      Tiempo para el descanso

Es importante tomarse un tiempo para descansar. No es posible intentar hacer algo productivo a todas horas. Intentar sacarle el máximo rendimiento a cada hora del día acaba produciendo una sensación de agotamiento y sobreestrés.

9.      Pasar del sí al no.

No se trata de decir No de forma aleatoria, sino de forma razonada y deliberada, eliminando lo no esencial de forma estratégica con un enfoque de reducción y simplificación constante. Se trata de deshacerse de aquello que nos hace perder el tiempo y en lo que no aportamos valor. Aunque este hábito parece relativamente sencillo, es uno de los grandes lastres que bloquean nuestra productividad.

10.   Utiliza "cubos"

Los "cubos" son lugares donde guardamos tareas e información. Interesa delegar procesos de nuestro cerebro lo más posible, porque cada cosa pequeña que intentamos recordar nos roba energía mental, nos distrae y nos exige una sobreatención extra, que en muchos casos supone bastante estrés.

Ejemplos de cubos:

  • Lista de tareas pendientes
  • Calendarios de tareas, plazos y tiempos
  • Listas de atrasados
  • Alarma o recordatorios

11.   Dividir lo grande en pequeñas acciones

"Nada es especialmente difícil si lo divides en tareas pequeñas" Henry Ford. Cualquier acción está construida a base de otras más pequeñas que establecen una secuencia de pasos más fáciles de ejecutar y controlar. 

Estos son algunos de los hábitos que pueden venirnos bien para trabajar en el entrenamiento del músculo de la productividad, continuamos con el resto de hábitos en el post de la semana que viene.

 

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