?Cómo saber si necesita una aplicación para optimizar un proceso o una tarea?

El incorporar la tecnología a una organización, a un departamento, a un proceso, a un puesto de trabajo o a nuestras tareas diarias depende de varios factores. Pasamos a enumerar los más relevantes:

• Uno de ellos es el económico. Aparentemente es el más significativo. ?Existe presupuesto para comprar o contratar el desarrollo de aplicaciones específicas? Si bien es cierto que es necesario presupuesto para ello, en muchas ocasiones, el desconocimiento de las diferentes opciones existentes hace pensar, sin datos, que supondrá un desembolso que supera el presupuesto.
• La predisposición ante las nuevas tecnologías puede representar un factor más influyente de cara a utilizar aplicaciones para gestionar nuestro trabajo. De hecho, la misma tecnología existente en una organización a disposición de las mismas personas, es usada de diferente manera. Existen diferencias individuales en el aprovechamiento de las herramientas.
• Desconocimiento de las nuevas tecnologías. Pensamos que, sin duda, este es el factor más influyente en la incorporación de aplicaciones que asisten los procesos. En principio, como usuarios no expertos en aplicaciones, software o como lo queramos llamar, conocemos las aplicaciones más comunes (Windows, Word, Excel, PowerPoint, etc.). Por otra parte, seguramente dentro de nuestro departamento existirá un software específico para las funciones más importantes (Nóminas, Contabilidad, Almacén, etc.). Puede que haya algún sistema que integre todas estas funciones como, por ejemplo, SAP.

Todo lo que no esté contemplado en estas aplicaciones podemos tender a pensar que no se puede solucionar con tecnología, o no nos lo planteamos.

A continuación daremos unas pautas para descubrir si existen procesos y/o tareas que se puedan optimizar con una pequena aplicación.

Puesto que los sistemas informáticos pueden abarcar todos los aspectos de la vida, vamos a centrarnos en aquellos que tienen como objeto central la información. Vamos a centrarnos en la gestión de información.

Otra característica en la que nos vamos a centrar es en la información que, de alguna manera, sea compartida.

Por lo tanto, el primer paso es pensar en qué información manejamos en nuestra organización, nuestro departamento o en nuestro puesto de trabajo. Podemos catalogar la información en:

• Información de entrada. Piense en toda la información que necesita para realizar su tarea: datos de ventas, elementos producidos, salario de los empleados, coste de los recursos que utiliza, etc.
• Información de salida. Toda aquella que se genera en nuestro departamento o en nuestro puesto de trabajo y tenemos que compartir con otras personas tales como companeros, superiores, colaboradores, clientes, proveedores, etc.
• Información tratada. Es aquella información tratada en nuestro departamento. Normalmente utiliza información de entrada y es el producto que aportamos como información saliente.

Por todo ello, piense en la información que recibe y evalúe la forma en la que le llega, cómo accede a ella, la organización de la misma una vez que le llega, la recuperación posterior una vez que se ha almacenado.

Gracias a la posibilidad de trabajar en red y a la facilidad de su implementación en la actualizar, hay dos máximas que se deberían cumplir para optimizar una organización:

• Cada dato existente solamente hay que guardarlo/escribirlo una vez. No puede haber información duplicada. Solamente se debe contar con una base de datos con las personas de una organización.
• El dato debe ser aportado por la persona que lo genera. No debe existir una persona que recopile información, es el sistema quien tiene que recopilar toda la información y mostrarla en la manera adecuada a través de un informe, un cuadro de mando, un gráfico, etc.

Piense si en este sentido existe información repetida en su entorno. Revise si cuánto tiempo a recopilar información. Si se cumplen las máximas anteriores, la información está en tiempo real. La información no hay que recopilarla, está disponible de la manera que deseamos. Solamente tenemos que acceder a ella y explotarla. Y en algunos casos, también la explotación la podemos programar de manera que el análisis previo nos venga dado.

Si consigue localizar esta información, cumplir las máximas y generar análisis programados, tendrá todo el tiempo para tareas que realmente aportan valor y que solamente podrá realizar usted. Si tiene que analizar un informe de ventas, es importante que no dedique un 75% del tiempo a recoger los datos, ordenarlos y maquetarlos para posteriormente poder analizarlos en el 25% del tiempo restante. Dedique un 100% del tiempo al análisis cualitativo donde la máquina no puede llegar. O si lo desea, dedique el 75% que se ahorra a otras labores de valor anadido.

Y volviendo al principio, podremos decir con seguridad, que una aplicación acertada autofinanciará, con lo que ahorra, su propio coste, consiguiendo un retorno de la inversión en un corto periodo de tiempo. En algunos casos serán escasos meses, en otros pueden ser semanas. Evidentemente, hay procesos que se necesitan varios anos. 

Por otra parte, en algunos casos la evaluación de la inversión será directa, por ejemplo, en el caso de la organización que envía las nóminas por correo postal a los trabajadores y decide hacerlo a través del portal del empleado o la intranet. En este caso el coste es directamente observable y cuantificable. En otros casos el ahorro u optimización no es tan directa, pero se puede cuantificar con otros parámetros.

No obstante, si con todo esto no se hace una idea, llámenos y le ayudaremos a descubrir en qué aspectos de su organización, departamento o puesto puede introducir mejoras mediante aplicaciones que gestionen la información.